Politique de confidentialité

Notre avis de confidentialité

Le Fonds de fiducie santé et bien-être d’ILD de la CFTC (le « régime ») et ses fiduciaires s’engagent à protéger la sécurité, la confidentialité et le caractère privé de vos renseignements personnels. La présente politique de confidentialité documente notre engagement continu envers vous et a été élaborée conformément aux lois sur la protection des renseignements personnels applicables.

Étendue de la politique

La présente politique porte sur les renseignements personnels à propos de personnes identifiables, mais elle ne s’applique pas à l’information recueillie, utilisée ou communiquée sur des personnes morales ou des entités commerciales.  

La présente politique n’a pas pour effet d’imposer des restrictions sur la collecte, l’utilisation ou la communication de certains renseignements accessibles au public.

Responsabilité

Le régime est responsable des renseignements personnels qu’il gère. Il a d’ailleurs nommé une agente de protection des renseignements personnels chargée de veiller à ce que le régime respecte la présente politique.

Utilisations

Chaque fois que le régime recueille des renseignements personnels de vous, il vous explique l’utilisation qu’il compte en faire et répondra à vos questions concernant la collecte.

La plupart de vos renseignements personnels sont recueillis directement de vous par les divers formulaires et autres documents que vous devez remplir ainsi que dans le cadre de vos discussions avec nos représentants. Parfois, d’autres renseignements peuvent être recueillis d’autres sources comme votre employeur, votre syndicat, des médecins traitants et des sources gouvernementales.

Vos renseignements personnels peuvent être communiqués aux tierces parties suivantes aux fins décrites ci-dessous :

  • l’agente de protection des renseignements personnels du régime;

  • le courtier, l’assureur, le consultant, les fournisseurs de services et d’autres conseillers professionnels du régime;

  • votre employeur et votre syndicat;

  • les fiduciaires du régime;

  • l’Agence du revenu du Canada (ex. : eu égard à votre revenu et vos avantages sociaux imposables);

  • d’autres tierces parties comme la loi le permet ou l’exige.

Le régime et ses fiduciaires ainsi que d’autres représentants peuvent recueillir, utiliser et communiquer des renseignements personnels pour :

  • valider votre identité;

  • établir votre admissibilité à souscrire au régime;

  • vous souscrire au régime et vous assurer la couverture du régime;

  • fournir et gérer des produits et services demandés (y compris auprès de tiers fournisseurs comme des compagnies d’assurances);

  • traiter et percevoir des paiements et des montants dus au régime;

  • traiter et gérer des demandes de prestations et des prestations;

  • analyser et rapprocher des demandes et des évaluations financières;

  • gérer des demandes de révision et des plaintes;

  • auditer des demandes et valider l’admissibilité à des prestations

  • protéger le régime et d’autres contre la fraude et les erreurs;

  • déterminer si des compagnies d’assurances règlent les demandes adéquatement;

  • gérer ou transférer des actifs ou des passifs du régime;

  • faire rapport aux membres du régime;

  • assurer la conformité aux exigences de la loi et agir conformément aux autorisations légales.

Si nous souhaitons utiliser vos renseignements personnels à d’autres fins, nous devrons obtenir votre consentement à moins que ladite utilisation ne soit autorisée ou exigée par la loi.

 

Consentement

Nous devons obtenir votre consentement pour recueillir, utiliser ou communiquer des renseignements personnels sauf si la loi nous autorise ou exige à le faire sans votre consentement. Par exemple, nous pouvons recueillir, utiliser ou communiquer vos renseignements personnels à votre insu ou sans votre consentement lorsque :

  • les renseignements sont accessibles au public, comme le définit la loi ou la réglementation;

  • nous sollicitons des conseils juridiques;

  • nous pouvons raisonnablement nous attendre à ce que l’obtention de votre consentement mette en péril une enquête ou une procédure judiciaire.

Il peut y avoir d’autres exceptions.

Votre consentement peut être exprès, implicite ou obtenu par l’entremise d’un représentant autorisé tel un avocat, un agent, un courtier ou une compagnie d’assurances. Il peut aussi être obtenu verbalement, par écrit, électroniquement, par inaction (ex. : si nous vous informerons que nous voulons recueillir, utiliser ou communiquer vos renseignements personnels à diverses fins et vous ne vous y opposez pas) ou autrement.

Vous avez la possibilité de retirer votre consentement en tout temps (sous réserve de restrictions juridiques, contractuelles ou autres) moyennant la signification d’un avis raisonnable. Une fois qu’un tel avis nous a été signifié, nous vous informerons des conséquences probables du retrait de votre consentement, lesquelles peuvent inclure notre incapacité de vous fournir certains services ou notre obligation de mettre fin à notre relation avec vous.

 

Restrictions applicables à la collecte de renseignements personnels

Nous ne recueillons aucun renseignement personnel de façon arbitraire et limiterons notre collecte de vos renseignements personnels à ce qui nous est raisonnablement nécessaire de recueillir pour vous fournir des prestations conformément à des ententes dûment conclues (soit directement soit indirectement) et aux utilisations auxquelles vous avez consenti. Nous pouvons aussi recueillir des renseignements que la loi nous autorise de recueillir.

Restrictions applicables à l’utilisation, la communication et la conservation de renseignements personnels

Nous nous engageons à n’utiliser et ne communiquer vos renseignements personnels qu’aux fins auxquels vous avez consenti, à moins que la loi ne nous l’autorise ou l’exige autrement.

Nous nous engageons à protéger vos renseignements personnels au moyen de mesures électroniques comme l’utilisation de mots de passe et de pare-feu.

Nous nous engageons à prendre des mesures contractuelles et autres raisonnables pour protéger l’accès à toute décision vous concernant pendant au moins sept ans après qu’elle a été rendue.

Nous nous engageons à détruire, à effacer ou à dépersonnaliser tout document ou autre dossier contenant des renseignements personnels dès qu’il est raisonnable de présumer que conserver lesdits renseignements : (a) ne sert plus les fins de leur utilisation initiale; et (b) n’est plus nécessaire à des fins juridiques ou commerciales.

Au moment de détruire des renseignements personnels, nous nous engageons à faire preuve de la diligence requise pour empêcher tout accès non autorisé auxdits renseignements.

 

Exactitude

Le régime déploie tous les efforts raisonnables pour s’assurer de l’exactitude et de l’exhaustivité des renseignements personnels qu’il utilise ou communique. Dans la plupart des cas, nous ferons appel à vous pour nous assurer que certains renseignements comme votre adresse civique ou votre numéro de téléphone sont à jour, complets et exacts. 

Si vous démontrez que certains de vos renseignements personnels sont inexacts ou incomplets, le régime apportera les corrections nécessaires et, au besoin, communiquera les renseignements modifiés aux tierces parties auxquelles ces renseignements avaient été communiqués.

Dans le cas où un différend quant à l’exactitude de renseignements personnels n’est pas résolu à votre satisfaction, le régime annote les renseignements personnels dont il a la gestion afin de préciser qu’une correction demandée n’a pas été apportée.

 

Protection de renseignements personnels

Le régime protège les renseignements personnels qu’il possède ou gère en prenant des mesures de sécurité raisonnables pour prévenir leur accès, collecte, utilisation, communication, reproduction, modification ou élimination non autorisés ou des risques similaires.

Le régime prend des mesures raisonnables, contractuelles ou autres, pour s’assurer que les fournisseurs et les agents qui vous servent mettent en œuvre des mesures de protection de vos renseignements personnels de niveau comparable, notamment :

  • des mesures physiques comme garder certains classeurs verrouillés;

  • des mesures organisationnelles comme restreindre l’accès aux dossiers et aux bases de données, le cas échéant.

Note : La confidentialité et la sécurité ne sont pas assurées lorsque des renseignements sont transmis par courriel ou communication sans fil.

 

Accès aux renseignements

Vous avez un droit d’accès aux renseignements personnels que nous détenons sur vous.

Sur demande écrite et une fois votre identité validée, nous vous transmettrons vos renseignements personnels dont nous avons la gestion, de l’information sur les utilisations que nous faisons de ces renseignements ainsi qu’une liste des personnes et des organisations auxquelles ces renseignements ont été communiqués.

Nous rendrons les renseignements personnels disponibles dans un délai de 30 jours ou vous signifierons un avis écrit si nous avons besoin de plus de temps pour répondre à votre demande.

Dans certaines situations, il peut arriver que nous ne pouvons donner accès à certains renseignements personnels, notamment si la communication révélerait des renseignements personnels sur une autre personne, des renseignements personnels protégés par le secret professionnel de l’avocat ou des renseignements personnels recueillis dans le cadre d’une enquête. Il est également possible que la loi nous interdise de donner accès à certains renseignements personnels.

Lorsqu’une demande d’accès est refusée en totalité ou en partie, le régime vous informe par écrit des raisons du refus et des recours à votre disposition, s’il y a lieu.

 

Plaintes

Toute demande d’information, plainte ou question concernant la présente politique et notre conformité à la législation en matière de protection de la vie privée doit être transmise par écrit à notre agente de protection des renseignements personnels, Lynn Cross, à l’adresse lcross@canben.com ou :

 

Lynn Cross

Canadian Benefits Consulting Group

2300, rue Yonge, bureau 3000

Toronto, ON M4P1E4

1 800 268-0285